하루가 다르게 변화하고 있는 디지털 문화 속에서 종이문서가 점차 사라지고 있다. 우리 사회는 ‘종이 없는 사회’로 자리 잡아가며 모든 경제, 사회 활동의 중심이 되고 있다. 따라서 종이 없는 사무실 역시 늘어나고 있는 것은 시대적 흐름에 따른 것으로 환경, 경제, 시간 등 많은 부분에서 장점이 되고 있다. 특히 우리나라는 휴대폰이나 컴퓨터의 속도는 물론 사용자 비율 역시 세계 최고 수준에 있는 만큼 전자문서 활용의 최적의 인프라를 구축하고 있다.
그러나 종이문서에 대한 익숙함으로 인해 아직 종이문서를 활용하고 있는 비율도 적지는 않다. 특히, 국회나 지방의회 사무감사 기간만 되면 자료요청으로 내놓는 종이문서들이 제대로 활용조차 못한다는 비판의 목소리가 적지 않고 종이문서는 분류, 보관, 폐기 등 사회적 비용도 약 30조에 이른다고 하니 전자문서로 빠른 전환이 요구되고 있다.
울산시가 올해부터 도시계획·건축 및 경관위원회 등 각종 위원회 운영 시 종이로 출력해 제공하던 설계도서 등 심의자료를 전자문서로 대신하는 ‘종이 없는 위원회’를 도입운영하기로 했다. ‘종이 없는 위원회’ 도입은 설계도서 등 방대한 심의자료 제공으로 인한 비용 부담을 줄이고 위원회 개최 후 자료 폐기에 따른 자원낭비 문제점들을 개선함과 동시에 행정업무를 효율적으로 운영하기 위해서다.
울산시 도시창조국의 경우 연간 50회 이상의 위원회를 운영하고 있으며 각 위원회 시 평균 3~4건의 안건이 상정되며 심의자료 출력을 위하여 연간 2억 원의 이상의 경비가 소요된다. 울산시는 종이 없는 위원회 운영을 위하여 지난해 6,700만 원을 들여 시청 구관 회의실에 관련 컴퓨터 서버 및 모니터 등을 설치했다.
울산시는 ‘종이 없는 위원회’ 도입으로 위원회 개최에 소요되는 비용을 절감하고 심의위원에게 전자문서 형태로 다양한 심의자료를 제한 없이 제공함에 따라 보다 내실 있는 위원회 운영이 될 것으로 기대하고 있다.
이 같은 울산시의 ‘종이 없는 위원회’는 이제 시작점에 불과하다. 앞으로 전 위원회로 확대해 나가겠지만 울산시를 비롯해 구·군이 동참해 전자문서로 대체할 수 있는 내용들을 찾아내야 한다. 종이 1t을 만들기 위해서는 20년생 나무 20그루가 필요하다고 한다. 1회용으로 너무 쉽게 버려지는 종이 문서들은 결국 자연 환경에도 영향을 미칠 뿐 아니라 문서유통 비용과 직무 경쟁력까지 약화시키기도 한다. 따라서 이번 ‘종이 없는 위원회’를 시작으로 ‘종이없는 사무실’로 확대 정착되길 기대해본다.